Zuverlässige Hausverwaltung: Was gilt es zu beachten?

Korrektes Geschäftsverhalten zeigen, erreichbar sein, moderate Kosten berechnen und offen kommunizieren – auf Punkte wie diese kommt es bei den Leistungen eines Hausverwalters für eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) an. Die Eigentümer brauchen die Sicherheit, ihre Immobilie bei einem solchen Partner in guten Händen zu wissen.

Da sich in letzter Zeit Meldungen über Veruntreuungen durch Dienstleister dieser Branche häufen, folgen hier Tipps, worauf Sie als Eigentümer bei der Zusammenarbeit mit Ihrer Hausverwaltung am besten achten:

Verwaltungsbeirat ist sinnvoll

Damit Ihre WEG stets auch in Bayern die Kontrolle über alle Belange ihres Gemeinschaftseigentums behält, überlegen Sie – falls noch nicht geschehen –, einen Verwaltungsbeirat einzusetzen. Dieser vermittelt zwischen den Eigentümern und der Hausverwaltung. Laut § 29 Abs. 2 Satz 1 des Wohnungseigentumsgesetzes hilft der Beirat dem Verwalter dabei, seinen Aufgaben nachzukommen. Dabei kontrolliert dieses Gremium den Verwalter.

Eigentümerversammlungen mit zu organisieren und Maßnahmen für das Objekt mit in die Wege zu leiten, sind zwei Punkte aus dem Tätigkeitskatalog eines Beirats.

Kommunikation und Eigentümerversammlung im grünen Bereich?

Mit Kunden offen zu kommunizieren, gehört zu den Pflichten einer Hausverwaltung. Fordern Sie dies als Eigentümer ein und stellen Sie sicher, dass dieser Dienstleister Sie zu jeder Zeit Ihre WEG-Dokumente einsehen lässt. Bei Fragen steht ein guter Hausverwalter zeitnah Rede und Antwort.

Das zentrale Forum für die Kommunikation rund um eine WEG ist die Eigentümerversammlung, die der Hausverwalter zumindest einmal jährlich ansetzt. Drängen bestimmte Sachverhalte, lautet seine Aufgabe, zu einer außerordentlichen Eigentümerversammlung einzuladen. Wenn über ein Viertel der Eigentümer dieses Treffen schriftlich begründet bei ihm beantragen (§ 24 Abs. 2 Wohnungseigentumsgesetz), liegt der Ball beim Verwalter, es anzuberaumen.

Im Vorfeld von Beschlüssen gilt: Wenn Sie einen Beschlussantrag beim Hausverwalter stellen, denken Sie daran, einen Nachweis darüber vorzuhalten. Fordern Sie diesen Partner auf, Ihnen den Antrag per Einschreiben zu bestätigen. Ihr WEG-Beirat unterstützt Sie bei diesem Ablauf.

Wenn ein Verwalter in puncto Eigentümerversammlung nicht wie erwartet agiert, darf der Beiratsvorsitzende eine Eigentümerversammlung ansetzen oder eine vorhandene Agenda ergänzen.

Finanzielles mit Argusaugen kontrollieren

Sowohl beim Wirtschaftsplan als auch bei der Jahresabrechnung gilt es, darauf zu schauen, dass der Hausverwaltung seine Gebühr ordnungsgemäß einpreist. Behalten Sie hier einen wachsamen Blick, damit es dieser nicht gelingt, hinter Ihrem Rücken Gebührenerhöhungen in die Aufstellungen einzuschmuggeln.

Zuweilen transferieren schwarze Schafe unter den Hausverwaltern Abrechnungssalden des Vorjahres in die nächste Jahresabrechnung, um Unregelmäßigkeiten in der Buchhaltung zu verstecken. Dies ist unzulässig. Lehnen Sie Abrechnungen, die Sie anzweifeln, ab und lassen Sie diese neu erstellen.

Ferner umfasst jede korrekte Abrechnung die Stände aller Bankkonten zum 01.01. und 31.12. des Abrechnungsjahres – damit die WEG-Mitglieder imstande sind, zu prüfen, ob der Saldo der Ein- und Auszahlungen auf den Konten mit der Summe der Einnahmen und Ausgaben in der Abrechnung übereinstimmt.

Zudem gehört es zu den Verwalteraufgaben, die Erhaltungsrücklage zinsbringend anzulegen, ohne zu riskant vorzugehen. Tagesgeldkonten oder Festgeldkonten bieten sich hier an. Hausverwalter sind gefordert, alle Entscheidungen zu Finanzanlagen mit der WEG abzustimmen und dafür grünes Licht von ihr einzuholen.

Gemäß § 19 Abs. 2 Wohnungseigentumsgesetz gilt, dass nur ein offenes Fremdgeldkonto sich für das Rücklagen- und das Girokonto der Eigentümergemeinschaft eignet. Die WEG agiert als Kontoinhaberin und bevollmächtigt ihren Hausverwalter, ihre Finanzen zu managen. Unzulässig ist, wenn dieser Dienstleister hier ein Eigen- oder Sonderkonto führt. Schreiten Sie direkt ein, wenn er ein Treuhandkonto einrichtet und dafür als Inhaber fungiert.

Plattformen und Apps schaffen klare Verhältnisse

Digitale Lösungen bieten Kunden den Durchblick bei der Hausverwaltung ihrer Immobilie, und zeitgemäß aufgestellte Dienstleister arbeiten mit Plattformen oder Apps. Achten Sie darauf, dass Ihre Hausverwaltung Ihnen einen digitalen Support bietet. Klicken Sie hier zur Webseite der Hausverwaltung Matera, die dank transparenter Abläufe auf Basis einer Plattform das Vertrauen ihrer Kunden stärkt.

Portale oder Apps befähigen den Beirat sowie alle anderen Eigentümer, sämtliche Aktivitäten in Bezug auf ihre WEG sowie die Dokumente, Rechnungen und Weiteres anzuschauen und zu prüfen. Seien es virtuelle Portale oder mobile Apps: Zeitunabhängig verschaffen sie den WEG-Mitgliedern alle gewünschten Informationen.

Sie finden mit Matera auch in Bayern eine Hausverwaltung, die laut Kundenstimmen professionell und zuverlässig agiert, gut zu erreichen ist, alle Abläufe übersichtlich darstellt und WEG-Kosten reduziert.

Fazit

Immer wieder verunsichern Nachrichten über Veruntreuungen durch Hausverwaltungen die Eigentümer. Bleiben Sie daher wachsam und aktiv in der Zusammenarbeit mit Ihrem Hausverwalter. Maßnahmen, um sich vor Betrug zu schützen, sind unter anderem: einen Beirat einsetzen, auf die offene Kommunikation des Dienstleisters bestehen, prüfen, ob bei Eigentümerversammlungen inklusive Beschlüssen alles korrekt abläuft, und bei Geldangelegenheiten Ihrer WEG akribisch aufpassen, wie der Hausverwalter agiert.

Bauen Sie auf eine Hausverwaltung wie Matera, die Ihr Vertrauen verdient. Zahlreiche zufriedene Kunden sprechen dafür, dass Sie mit diesem Team den passenden Partner finden.