Zeiterfassung für Unternehmen aus Bayern: Was Sie jetzt wissen müssen

Zeiterfassung für Unternehmen aus Bayern: Was Sie jetzt wissen müssen

Tobias Wringer

Erstellt | Geändert

Ob im Handwerk oder der Gastronomie – viele Arbeitgeber sammeln zum Ende des Monats die handgeschriebenen Stundenzettel ihrer Mitarbeiter und berechnen die Löhne danach. Das ist spätestens durch die Arbeitszeiterfassungspflicht so nicht mehr möglich. Heute ist es Pflicht, die Arbeitszeit aller Teammitglieder wirklich zu erfassen. Es reicht nicht aus, ein passendes System bereitzuhalten. Warum die elektronische Variante sinnvoll ist und welche Vorteile sie bietet, haben wir nachfolgend genauer beleuchtet.

Schriftlich oder elektronisch: Welche Regelungen gelten?

Das Arbeitsschutzgesetz sieht keine spezifische Speicherform vor, die handschriftliche Dokumentation hat allerdings klare Nachteile. Sie ist nicht nur aufwendig, sondern auch bei Remote-Arbeitsplätzen hinderlich. Mit einem elektronischen System zur Zeiterfassung  investieren bayerische Unternehmen in eine HR-Software, die Vorteile bringt. Allen voran die Rechtssicherheit, denn die Systeme arbeiten automatisch und korrekt. Kommt es zu Abweichungen, erkennen Arbeitgeber die Probleme über die Software sofort und können gegensteuern.

Herausforderungen durch Remote-Work – warum Zeiterfassung so wichtig ist

Immer mehr Betriebe entscheiden sich für Homeoffice-Optionen, die dankbar angenommen werden. Die Stechuhr im Betrieb ist also nicht mehr zeitgemäß, denn der Remote-Arbeiter kommt daran gar nicht vorbei. Moderne Softwares helfen dabei, die Probleme zu umgehen und die verpflichtende Zeiterfassung trotzdem möglich zu machen. Dabei kommen mehrere Optionen zum Einsatz.

Geolokalisierungssysteme ermöglichen es, die Arbeitszeiten für bestimmte Standorte einzuschränken. Das erleichtert die Anwesenheitskontrolle des gesamten Teams. Wenn die Mitarbeiter kein Laptop zur Verfügung haben oder nicht am Arbeitsplatz im Büro arbeiten, funktioniert das Konzept der digitalen Zeiterfassung auch per App. Das hat den Vorteil, dass es nur wenige Klicks braucht, um die tatsächlichen Arbeitszeiten zu erfassen. Auch zwischendrin – zum Beispiel bei der obligatorischen Raucherpause – können sich Mitarbeiter per Tastendruck ausstempeln und ihre Zeiten korrekt abrechnen.

Um Verwechslungen zu vermeiden ist es wichtig, dass jeder Mitarbeiter eine eigene Identität hat. Diese lässt sich schnell über eine geeignete HR-Software einstellen und steht dann auf allen Endgeräten zur Verfügung. Der Mitarbeiter muss seine ID-Card nicht mehr an einem festen Automaten vorhalten, sondern nutzt seine ID und checkt per Smartphone oder Tablet ein.

Angst vor Datenschutz – warum Sorgen nicht nötig sind

Veränderungen führen bei vielen Arbeitnehmern auch in Bayern zu Ängsten. Plötzlich reicht der Stundenzettel nicht mehr, es muss ein elektronisches System her. Das Thema Datenschutz rückt da schnell in den Vordergrund. Es ist im Hinblick auf gut gewartete und programmierte Systeme aber zu vernachlässigen, da in Deutschland die Einhaltung der DSGVO verpflichtend ist. Sie besagt beispielsweise, dass die Daten lediglich für den Zweck genutzt werden dürfen und eine weitere Verarbeitung nicht zulässig ist.

Arbeitgeber sind außerdem nur berechtigt, die nötigen Daten zu erheben und diese nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen wieder zu löschen. Die Regeln sind für alle Unternehmen gültig, unabhängig davon, ob es sich um einen Handwerksbetrieb handelt oder  einen gastronomischen Betrieb.

In großen Firmen gibt es zudem fast immer einen Datenschutzbeauftragten. Er kann Informationen bereitstellen, wer die Daten einsehen kann und warum. Je aufgeklärter das Team ist, desto weniger Sorgen treten bei der Implementierung neuer HR-Systeme auf. Und letztlich profitieren auch Mitarbeiter davon, wenn sie keine Zettel mehr schreiben oder sich mit der Stechuhr auseinandersetzen müssen.

Tobias Wringer

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